HỒ SƠ XIN VISA NHẬT BẢN THĂM THÂN GỒM NHỮNG GÌ? CẬP NHẬT MỚI NHẤT 2026

Nhật Bản là quốc gia có quy định về thị thực (visa) cực kỳ nghiêm ngặt và tỉ mỉ. Khác với diện du lịch tự túc, Visa thăm thân yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ về giấy tờ giữa người đang sinh sống tại Nhật (người mời) và người đang ở Việt Nam (đương đơn).

Bước sang năm 2026, dù Nhật Bản đã đẩy mạnh số hóa thủ tục thông qua E-visa, nhưng bản chất của bộ hồ sơ vẫn đòi hỏi tính minh bạch và logic tuyệt đối. Tại Visa Viettin, chúng tôi đã tổng hợp danh mục hồ sơ chi tiết nhất để giúp quý khách tại TP.HCM chuẩn bị một cách chu đáo, tránh những sai sót dẫn đến việc bị từ chối đáng tiếc.

1. Nhóm hồ sơ từ phía Đương đơn (Tại Việt Nam)

Đây là những giấy tờ cơ bản chứng minh nhân thân và sự ràng buộc của bạn tại Việt Nam. Toàn bộ giấy tờ cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

1.1. Giấy tờ nhân thân bắt buộc

• Hộ chiếu: Phải là hộ chiếu gốc, còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh và còn ít nhất 2 trang trống.

• Tờ khai xin cấp Visa: Theo mẫu mới nhất năm 2026 của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật Bản. Ảnh dán tờ khai phải là ảnh 4.5 x 4.5 cm, nền trắng, không đeo kính và chụp trong vòng 3 tháng gần nhất.

• Căn cước công dân (CCCD): Bản sao công chứng.

• Sổ hộ khẩu hoặc Xác nhận cư trú (CT07): Để chứng minh nơi cư trú hợp pháp.

1.2. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ

Đây là “linh hồn” của bộ hồ sơ thăm thân. Bạn cần cung cấp các giấy tờ hộ tịch để làm rõ mối liên hệ với người mời:

• Thăm con cái/Bố mẹ: Giấy khai sinh.

• Thăm vợ/chồng: Giấy chứng nhận kết hôn.

• Thăm anh chị em/họ hàng: Giấy khai sinh của các bên, sổ hộ khẩu cũ hoặc các giấy tờ chứng minh có cùng nguồn gốc huyết thống.

• Thăm bạn bè/người quen: Hình ảnh chụp chung, lịch sử cuộc gọi, tin nhắn hoặc email trao đổi thường xuyên.

1.3. Chứng minh công việc và tài chính (Nếu tự túc chi phí)

Nếu bạn tự chi trả cho chuyến đi, bạn cần chuẩn bị:

• Người đi làm: Hợp đồng lao động, bảng lương 3 tháng gần nhất và đơn xin nghỉ phép có dấu mộc công ty.

• Chủ doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh và biên lai nộp thuế 3 tháng gần đây.

• Người nghỉ hưu: Thẻ hưu trí hoặc quyết định nghỉ hưu.

• Tài chính: Sổ tiết kiệm tối thiểu 120 – 150 triệu VNĐ (đã gửi ít nhất 3 tháng) kèm xác nhận số dư ngân hàng.

2. Nhóm hồ sơ từ phía Người mời (Tại Nhật Bản)

Người thân tại Nhật cần chuẩn bị bộ hồ sơ này và gửi bản gốc (hoặc bản quét chất lượng cao tùy quy định 2026) về Việt Nam để bạn nộp kèm.

2.1. Giấy tờ cư trú tại Nhật

• Bản sao Thẻ ngoại kiều (Zairyu Card): Phải là bản chụp cả 2 mặt và còn hạn lưu trú.

• Bản sao Hộ chiếu: Trang nhân thân và các trang có đóng dấu visa, dấu nhập cảnh Nhật Bản.

• Phiếu cư trú (Juminhyo): Bản gốc được cấp tại tòa thị chính (không lược bỏ bất kỳ thông tin nào).

2.2. Thư mời và Lịch trình

• Giấy lý do mời (Shosei-ryu-sho): Đây là thư mời chính thức ghi rõ lý do mời bạn sang (ví dụ: sang thăm con mới sinh, dự lễ tốt nghiệp, hay đơn giản là đoàn tụ gia đình).

• Bản kế hoạch lưu trú (Taizai Yoteihyo): Ghi rõ lịch trình từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh. Mỗi ngày bạn ở đâu, làm gì, số điện thoại liên lạc ra sao phải được trình bày logic.

2.3. Hồ sơ bảo lãnh (Nếu người mời chi trả chi phí)

Trong trường hợp người mời bảo lãnh tài chính, họ cần cung cấp thêm:

• Giấy chứng nhận bảo lãnh (Gyu-sho).

• Giấy tờ chứng minh thu nhập: Giấy xác nhận nộp thuế (Nazei Shomeisho) hoặc Giấy chứng nhận thu nhập (Shotoku Shomeisho) do thị trưởng quận/thành phố cấp.

• Xác nhận số dư tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản.

3. Những thay đổi cần lưu ý trong năm 2026

Hệ thống xét duyệt visa của Nhật Bản năm 2026 có những điểm cập nhật quan trọng mà khách hàng của Visa Viettin nên biết:

• Ưu tiên E-visa: Đối với diện thăm thân ngắn hạn, nếu bạn có đủ điều kiện, việc nộp qua hệ thống điện tử sẽ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt xuống còn 5-7 ngày làm việc.

• Xác minh số điện thoại: Lãnh sự quán có thể gọi điện ngẫu nhiên cho người mời tại Nhật để xác nhận lại thông tin trong thư mời. Hãy đảm bảo người thân của bạn nắm rõ lịch trình đã khai báo.

• Tính đồng nhất của hồ sơ: Toàn bộ thông tin trên tờ khai điện tử và hồ sơ giấy phải khớp nhau từng chi tiết nhỏ. Năm 2026, các lỗi sai về số CCCD hoặc địa chỉ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại ngay lập tức.

4. Tại sao nên sử dụng dịch vụ xử lý hồ sơ tại Visa Viettin?

Việc tự mình chuẩn bị hàng chục loại giấy tờ, dịch thuật và điền đơn thường gây ra nhiều áp lực và sai sót. Với vị thế là doanh nghiệp dịch vụ visa uy tín tại TP.HCM, Visa Viettin mang đến giải pháp tối ưu cho bạn:

• Kiểm soát rủi ro: Chúng tôi thẩm định bộ hồ sơ của bạn dưới góc nhìn của viên chức lãnh sự, giúp phát hiện và sửa chữa các lỗi logic trước khi nộp.

• Dịch thuật chuyên nghiệp: Đảm bảo các thuật ngữ pháp lý trong giấy tờ hộ tịch được chuyển ngữ chính xác nhất.

• Tối ưu hóa thư mời: Tư vấn cách viết lý do mời thuyết phục, nâng cao tỷ lệ đậu visa cho cả những trường hợp hồ sơ yếu.

• Tiết kiệm thời gian: Quý khách không cần phải đi lại nhiều lần. Visa Viettin sẽ thay mặt bạn thực hiện các thủ tục phức tạp nhất.

Lưu ý quan trọng: Visa Viettin chuyên tâm vào dịch vụ tư vấn và hoàn thiện hồ sơ Visa. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chất lượng hồ sơ tốt nhất, chúng tôi không cung cấp dịch vụ booking vé máy bay. Quý khách nên đặt vé máy bay sau khi đã có kết quả visa để đảm bảo quyền lợi tài chính.

Chi phí dịch vụ tham khảo

Visa Viettin cam kết mức phí cạnh tranh và minh bạch tại thị trường TP.HCM:

• Phí dịch vụ tư vấn hồ sơ thăm thân: Vui lòng liên hệ hotline để nhận báo giá chi tiết sau khi chúng tôi thẩm định tình trạng hồ sơ thực tế.

• Gói hỗ trợ đặc biệt cho hồ sơ khó/khẩn: Vui lòng liên hệ hotline để nhận báo giá chi tiết sau khi chúng tôi thẩm định tình trạng hồ sơ thực tế. (Mức phí chưa bao gồm lệ phí nộp cho Tổng Lãnh sự quán).

5. Đưa người thân đến gần hơn với giấc mơ Nhật Bản

Bộ hồ sơ xin visa Nhật Bản thăm thân tuy nhiều giấy tờ nhưng nếu được sắp xếp khoa học và trung thực, cánh cửa đến xứ sở hoa anh đào sẽ luôn rộng mở. Đừng để những sai sót nhỏ về thủ tục làm trì hoãn cuộc đoàn tụ ý nghĩa của gia đình bạn.

Bạn đang băn khoăn về giấy tờ chứng minh quan hệ? Bạn không biết viết thư mời thế nào cho đúng chuẩn 2026?

Hãy để Visa Viettin tại TP.HCM đồng hành cùng bạn. Với sự tận tâm và am hiểu sâu sắc luật di trú Nhật Bản, chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thiện bộ hồ sơ hoàn hảo nhất, mang lại sự an tâm tuyệt đối.

👉 LIÊN HỆ NGAY VỚI VISA VIETTIN ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN!

📍 Địa chỉ: Lầu 6a, số 348 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.

📞 Hotline/Zalo: 0931 75 4444

📧 Email: cskh@visaviettin.com

🌐 Website: visaviettin.vn

Visa Viettin – Tận tâm, Uy tín, Nâng tầm dịch vụ Visa!